Avec l’évolution technologique et l’essor des NTIC, les modes de communication ont fondamentalement changé au cours des deux dernières décennies. Pour le transfert et l’échange de fichiers, la sécurité informatique est une préoccupation incontournable ; a fortiori pour une activité professionnelle. Pourquoi est-il conseillé de passer par une plateforme collaborative pour un tel usage ?
Les principaux risques d’un partage de fichiers sans dispositifs sécuritaires
Quelle que soit la sensibilité des informations transmises, le partage de fichiers peut faire l’objet d’une interception ou d’un vol.
L’envoi par mail ou par d’autres moyens peut également constituer une « passerelle » pour qu’un pirate s’introduise dans un système sans l’aval de l’administrateur. Les facteurs de risques sont particulièrement importants avec les connexions web standards.
Cela vaut aussi pour le déploiement à accès restreint d’un intranet ou d’un extranet. Sans des outils de protection adaptés, l’activité professionnelle est compromise. Suivant son secteur, on peut même être confronté à une situation d’espionnage industriel.
La plateforme collaborative : l’atout sécuritaire pour le transfert de fichiers
L’usage d’une plateforme collaborative est donc indispensable pour une communication sûre au quotidien.
Plusieurs solutions sont garantes de la qualité d’un transfert de fichiers sécurisé, comme la signature numérique ou les certificats d’inaltérabilité. L’authentification des interlocuteurs et l’utilisation d’espaces à accès restreint concourent également à renforcer les systèmes. Ce qui permet de mieux appréhender les échanges entre collaborateurs ou avec des prestataires externes.
Une plateforme collaborative s’adapte à différents moyens et besoins. Le déploiement peut se faire pour de petites ou de grandes structures.
Les atouts d’une plateforme collaborative
En complément de cet aspect sécuritaire, la plateforme de travail collaboratif présente de nombreux avantages pour la gestion de projets et la transversalité entre services :
- compatibilité avec différents supports et médias ;
- prise en charge des transferts de fichiers volumineux ;
- qualité des flux d’informations et simplification des échanges ;
- la possibilité de centraliser ses documents selon un secteur ou un projet ;
- une consultation libre et permanente pour les personnes authentifiées.
Concrètement, l’usage d’une plateforme collaborative permet de mieux appréhender la gestion de son activité ; qu’elle implique ses équipes ou des collaborateurs externes.
Les délais de validation sont réduits, tandis que le partage de fichiers bénéficie d’un traitement plus cohérent. Choix des destinataires, objets, pièces jointes… Les modules de base profitent alors d’une sécurité renforcée. À terme, on gagne en productivité.
À noter qu’il est possible d’opter pour des solutions complémentaires, comme la data room virtuelle ou le partage des ressources médias.