En tant qu’animateur d’une réunion, la réussite de certains objectifs est entre vos mains. Le succès d’un tel entretien de groupe est fondamental pour le bon déroulement du travail en équipe. C’est pourquoi animer une réunion de travail doit se faire de façon méthodique et irréprochable. Nous vous guidons ici dans la préparation, l’organisation et le maintien d’une ambiance idéale de votre réunion de travail.
Préparer correctement une réunion de travail
La préparation d’une réunion de travail est une mission à part entière et doit se faire de façon très sérieuse. Si vous n’avez pas déjà un lieu prévu à cet effet, pour travailler dans le calme, il faut le trouver. Comme dans toutes les grandes villes françaises, vous pouvez envisager la location d’un bureau à Lyon, qui est un véritable foyer économique. Si vous êtes sur place, vous n’aurez pas de mal à trouver un espace dédié à la préparation de votre réunion.
Prenez le temps nécessaire et procédez par étapes. À commencer par définir le nombre de personnes qui devront être présentes à la réunion. Cela vous aidera à déterminer le lieu du rendez-vous en fonction de la capacité de la salle. Encore une fois, si vous n’avez pas de salle de réunion à votre disposition, n’hésitez pas à en louer une.
Une fois que le lieu de l’entretien est fixé, prévoyez l’ordre du jour. Soyez raisonnable en fonction du temps global défini pour la réunion complète. Il faut se fixer des objectifs réalistes et ne pas prévoir plus de sujets que vous ne pourrez en traiter. Lorsque vous aurez déterminé cet ordre du jour, calculez le temps que vous pourrez consacrer à chaque point et notez-le. À ce propos, il peut être utile de vous préparer des fiches que vous garderez sous les yeux durant la réunion afin de vous guider et de ne pas perdre le fil.
Aussi, dans une réunion, il est important de donner un temps de parole équitable à chaque participant. C’est pourquoi vous devez déterminer en amont le temps de parole de chacun, y compris le vôtre, qui sera toutefois plus long.
Respecter l’organisation des échanges
Il est impératif de savoir respecter et faire respecter les délais fixés de votre réunion. Si votre réunion se déroule dans les locaux de l’entreprise, à priori, tous les participants seront déjà présents. Il ne devrait alors pas y avoir de problème de retards. En revanche, si vous avez choisi la location d’une salle de réunion à Lyon par exemple, c’est une autre affaire. Dans ce cas, l’avantage d’un lieu neutre est parfait pour des échanges objectifs, mais il faudra prendre certaines précautions d’organisation. Il est conseillé de fixer un rendez-vous à quelques minutes d’avance sur l’heure prévue du départ réel de la réunion. Cela permettra aux éventuels retardataires de ne pas pénaliser le bon déroulement de l’entretien.
À partir du moment où vous commencez votre réunion à l’heure prévue, vous n’avez plus qu’à maintenir le rythme. L’astuce est d’avoir une petite horloge à votre portée, quitte à mettre une alarme discrète pour changer de sujet. Aussi, les fiches avec vos notes peuvent être très utiles. Gardez l’œil dessus et laissez-vous guider.
Pensez aux temps de parole et faites-les respecter. Il est conseillé d’être transparent sur l’organisation de la réunion avec tous les participants, dès son introduction. Vous pourriez poser un cadre dès le départ : « Voici l’ordre du jour. Nous consacrerons tant de minutes à chaque sujet. Vous avez chacun tant de minutes de parole. En tant qu’animateur, j’ai moi-même tant de minutes de parole. » Ainsi, tout le monde sera au clair avec l’organisation et les débordements seront grandement limités.
Créer une rencontre dynamique
La clé d’une animation digne de ce nom est de capter et maintenir l’attention de tous les participants. Pour cela, il faut que l’animateur rende la réunion vivante. Si ce n’est pas dans les locaux de votre entreprise, le choix du lieu est essentiel, même à ce niveau. En effet, grâce à une décoration et des installations adaptées, les échanges peuvent être fluides et objectifs.
C’est aussi et surtout votre attitude en tant qu’animateur qui sera déterminante. Adoptez le ton juste, ne soyez pas trop directif, mais posez tout de même un cadre. Ne laissez aucun silence s’installer, sauf si un temps de réflexion s’impose bien sûr. Invitez les participants à échanger et ne conservez pas le monopole de la parole. C’est aussi là toute l’utilité de délimiter les temps de parole. Placez-vous comme guide des échanges.
À cause de divergences d’opinions, des débordements peuvent vite s’installer. C’est le rôle de l’animateur de les prévenir. Dès que vous percevez un changement de ton, vous devez agir et calmer le jeu sans prendre parti. L’agressivité n’a aucune place dans une réunion de travail. Vous serez aussi amené à rappeler à l’ordre certains intervenants, parce qu’ils dépassent leurs temps de parole, par exemple. Faites-le avec le plus de tact possible, proposez-leur de reprendre le sujet ultérieurement. Trouvez des compromis.
Animer une réunion de travail demande donc une méthode maitrisée. C’est à la portée de chacun à partir du moment où l’on s’entoure des bons outils et attitudes. Les trois piliers d’une réunion réussie sont une bonne préparation, une organisation respectée et des échanges dynamiques. Suivez nos conseils et vos objectifs seront atteints sans problème.